GESTION & ADMINISTRATION

• Gestion des dossiers
• Tableau de bord
• Finance
• RDV / Agenda
• Time Tracker
• Courrier postal
• Comptabilité
• Création de documents administratifs

UN SYSTÈME DE FACTURATION PERFORMANT ET ADAPTÉ
LE MÉTIER D’AVOCAT NÉCESSITE UN SUIVI PERFORMANT DES ACTIVITÉS FACTURÉES, MAIS AUSSI DE LA RENTABILITÉ DES DOSSIERS.

D’abord, vous pouvez très facilement stocker des heures sur vos clients pour les refacturer. Travaillez, stockez les heures avec vos annotations et c’est tout : en fin de mois, il vous suffit de sélectionner les heures travaillées pour générer une facture complète incluant toutes les informations : collaborateur concerné, taux horaire, temps passé et commentaires.
Avec un logiciel CRM MCC, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes avec les fonctionnalités de time tracking. grâce à ses informations de temps passé, vous pouvez aussi calculer l’impact financier de vos charges sur vos dossiers.
En fait, le suivi de marges est un outil indispensable pour le suivi de votre profitabilité.

Sur chaque dossier vous pouvez attacher des charges (temps passé, débours, frais) et obtenir, en temps réel, la rentabilité du dossier, gestion du paiement en ligne des factures signature électronique des lettres de mission, NDA ou tout type de document comprenant des variables suivies aisé du recouvrement et des relances, y compris par courrier postal espace client en ligne pour accès aux factures et échanges la gestion des factures récurrentes pour vos clients mensualisés

OUTILS D’AUTOMATION MARKETING

Avec la gestion en pipeline, vous verrez qu’elle permet d’aller beaucoup plus loin avec les outils d’automation marketing.

Ces derniers vous permettent de créer des scénarios d’envois d’emails pour une étape de pipeline.

Voici un exemple qui permet de saisir les avantages de ce procédé.
Vous avez pris connaissance d’une évolution législative qui concerne tous vos clients dans le secteur Automobile. Vous désirez donc entrer en contact avec eux afin d’évaluer la nécessité ou non d’une intervention. Avec les pipelines automatisés, vous allez pouvoir envoyer directement un ou plusieurs messages personnalisés à chacun de ces clients et suivre leurs actions : quand un client lira votre email, il viendra alimenter un score et vous permettra de le contacter au bon moment.

GESTION DU COURRIER ENTRANT
Les procédures de gestion du courrier entrant
La réception des lettres recommandées et des colis
Les colis sont reçus par l’intermédiaire de La Poste ou de transporteurs spécialisés.
La dématérialisation du courrier entrant, des solutions de gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants, le courrier est scanné puis classé dans des dossiers informatiques.

Gestion du courrier sortant.
Les procédures de gestion du courrier sortant directement du CRM
L’envoi des lettres recommandées digitales
Les colis sont envoyés par l’intermédiaire de BOXTAL gérés par notre CRM
L’archivage des courriers sortants sera sur votre Cloud.

GÉRER LES DOSSIERS COMPLEXES

Quand un dossier devient complexe, comme dans le cas d’une levée de fonds, les outils de gestion de projets disponibles dans le cloud vous permettent de travailler de façon collaborative et organisée.

Avec les méthodes Kanban, vous disposez d’un tableau collaboratif que vous pouvez organiser sous forme de listes dans lesquelles vous pouvez créer des entrées collaboratives, affectées à l’un ou l’autre de vos collaborateurs ou à des intervenants externes (client, confrère, fournisseur…).

Associée à la gestion des temps, la gestion de projet vous permet de créer des data rooms sophistiquées, contenant tous les éléments nécessaires à la gestion d’un dossier complexe.

RÉDACTION DOCUMENTAIRE

DANS LES PROFESSIONS JURIDIQUES, DE NOMBREUX ACTES SONT RÉPÉTITIFS ET FONT APPEL À DES MODÈLES FIXES, ÉVENTUELLEMENT ADAPTÉS SELON LES CAS.

Avec un éditeur de documents dans le cloud, vous pouvez créer des documents avec les variables disponibles dans votre compte CRM. Il devient alors très facile de créer des documents types, comme un contrat de travail pour un client donné, et de les dupliquer en fonction de critères existants dans votre base de données.

Concrètement, pour établir un contrat de travail, il suffira d’entrer les informations du nouveau salarié et de générer le contrat en un clic.
Bien entendu, les documents ainsi créés peuvent être signés électroniquement, par un ou plusieurs signataires.

LE CONTRÔLE DE VOTRE ACTIVITÉ

Si la plupart des cabinets ont depuis longtemps adopté les outils de calendrier électronique comme Outlook, l’usage qui en est fait reste souvent limité.

Avec un calendrier cloud intégré à votre application de gestion, vous pouvez aller beaucoup plus loin : les événements et rendez-vous sont directement lié à leur contexte (client, projet…). Vous avez donc une vue beaucoup plus précise de votre activité.

Le live chat vous permettra de communiquer en temps réel (ou en différé) avec votre équipe.

Le système de notifications est là pour vous alerter de chaque événement pertinent dans votre activité.